Académica

Gestionan la información académica del estudiante desde su ingreso, permanencia y graduación, garantizando el cumplimento del reglamento estudiantil y demás normativa institucional; así mismo realizar seguimiento y control al registro de las evaluaciones en el sistema académico, garantizando la calidad y la confiabilidad de la información registrada, custodia de expedientes de estudiantes, velar por el cumplimiento del calendario de actividades académicas y administrativas, así como los trámites referidos a procesos académicos.

Trámites académicos

Para los trámites que no puedan realizarse de forma personal, se debe presentar una autorización firmada y una copia de documento de identidad de la persona que efectúa dicho trámite.

Es un proceso donde el estudiante después de haber iniciado una carrera se cambia para otra, por determinadas razones.

El estudiante debe comunicarse o presentarse al área Académica.

En dicha área se realizará una valoración de las posibles equivalencias internas que se le darán por el cambio.

Se hace mención de los aranceles que deben ser cancelados por el Cambio de Carrera, Certificación de Notas y la Concesión de Equivalencia Interna

Debe cancelar el arancel correspondiente obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE y puede realizarlo en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda.

Una vez cancelado los aranceles correspondientes el área de Académica proporciona el formato de Cambio de Carrera, el cual debe llenar.

Coordinación Académica realiza los trámites correspondientes.

El estudiante retira su certificación de notas de la carrera anterior y la concesión de equivalencias internas ambas originales, quedando una copia en el expediente.

Cambio de horario: Consiste en continuar llevando la misma materia en horario diferente al establecido al inicio de ciclo.

Retiro de materia: Se realiza cuando el estudiante se ve imposibilitado de poder continuar llevando esa materia y para evitar que se le dé por reprobada al final del ciclo, la retira.

Adición de materia: Sucede cuando un estudiante ve la posibilidad de llevar una materia más de la que ya había inscrito. 

Para ejecutar cualquiera de las solicitudes antes mencionadas deben realizarse en el periodo señalado en el Calendario de Actividades Académicas aprobado por Vice Rectoría Académica.

El estudiante se comunica al área de Coordinación Académica explicando las razones y la determinación de realizar uno de esos cambios antes mencionados

Coordinación Académica da por aceptada o no la disposición y lo envía al área Auxiliar Financiero a cancelar el arancel correspondiente.

Una vez cancelado el arancel, llena la solicitud y la entrega al área de Recepción.

Se podrá retirar o adicionar un máximo de dos materias.

Cuando el estudiante decide retirarse de sus estudios o por cualquier circunstancia no pueda continuar sus estudios, debe proceder al trámite de Retiro, pues de lo contrario sus materias quedarían consignadas como reprobadas y deberá cancelar las mensualidades pendientes del ciclo; dicho proceso debe realizarse dentro de las fechas establecidas en las actividades académicas.

El estudiante manifiesta en el área de Coordinación Académica las razones por la cual ha decidido retirarse.

Cancela el arancel correspondiente en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda, obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE.

Llena la solicitud de Retiro de Ciclo en el área de Recepción y es procesada en el área Académica.

Para ejecutar la solicitud antes mencionada debe realizarse en el periodo señalado en el Calendario de Actividades Académicas.

Se da cuando un estudiante manifiesta la necesidad de cursar materias en otro Centro Regional o Sede Central, se le extiende una autorización donde se firma y sella si cumple los requisitos.

El estudiante comunica al área Académica manifestando la necesidad de llevar materias en otra Sede.

Registro Académico revisa el expediente y verifica que puede cursar la materia que está solicitando.

Se deberá cancelar el arancel correspondiente en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda, obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE.

Completa un formulario que se le proporciona en el área Académica, en donde se firma y sella. El estudiante, con el formulario debe presentarlo al área de Administración Académica de la Sede donde va a cursar las materias.

Es una autorización que se le da al estudiante cuando el mismo manifiesta la necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central de UPAN por problemas de diferentes índoles.

El estudiante se acerca al área de Coordinación Académica y manifiesta su necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central UPAN.

EL estudiante después de cancelar el arancel correspondiente, se traslada al área Académica para realizar el proceso.

El área Académica proporciona una solicitud y el estudiante la completa, la cual es firmada y sellada por la persona que autoriza.

La autorización es presentada al área de Coordinación Académica en Centros Regionales o Administración Académica en caso de la Sede Central.

Cuando por razones de fuerza mayor un estudiante no puede presentarse a un examen, puede solicitar en el período establecido en el calendario académico.

Para realizar un examen diferido o reposición se debe acercar al para Académica para explicar la situación, para la debida autorización.

Cuando se autoriza por parte del área académica el estudiante debe de cancelar el arancel correspondiente en el área financiera.

Es un documento extendido por la Administración Académica, revisado y aprobado por Decanos y firmado por Secretario General y Rector. Dicha Certificación es extendida para estudiantes que entrarán al proceso de graduación o según sea el caso que el estudiante lo requiera.

El estudiante manifiesta al área de Coordinación Académica la solicitud de Certificación Global de Notas.

Se procede a revisión de expediente y se envía para la Sede Central para poder ser entregada dejando una copia en su expediente y entregando la original a estudiante.

El estudiante cancela el arancel correspondiente de acuerdo al número de materias que haya cursado ya sean aprobadas o reprobadas.

Es un proceso donde el estudiante con las diferentes formas de ingreso, llega a UPAN y es guiado para logar sus fines, proceso de vital importancia porque de ello depende el buen funcionamiento de su registro en toda la estancia en la universidad.

Estudiante de nuevo ingreso: Es considerado cuando el estudiante que llega por primera vez a la Universidad sin equivalencias.

Estudiante por Equivalencia: Se da cuando el estudiante ya ha cursado materias de nivel superior anteriormente y aspira a continuar sus estudios o cambiar carrera.

Estudiante de Reingreso: Es cuando un estudiante dejó de estudiar varios ciclos en la misma universidad y desea continuar sus estudios.

El estudiante se acerca a las áreas designadas por la UPAN para orientarlo en su ingreso.

Después de la correspondiente información es conducido a la oficina de colecturía para cancelar el arancel correspondiente.

Una vez cancelado el arancel llena la solicitud de ingreso, presenta los documentos solicitados, organiza su horario, llena la hoja de inscripción de materias en caso que se realice de manera presencial e inscribe materias, ya cuando está completo el expediente es trasladado a Administración Académica.

Cuando es ingreso por equivalencia, antes de proceder a su asesoría para inscribir materias, el administrador Académico realiza un estudio de equivalencias y el procedimiento continua.

Cuando es Reingreso, antes de proceder a su ingreso debe de pasar por la Administración Académica o Coordinación Académica para asesorarlo sobre las materias cursadas anteriormente verificando sus documentos y el procedimiento continua.

Todo esto se consolida con la actualización del expediente.

Este documento es la garantía de que el estudiante ha cursado, aprobado o reprobado las materias que inscribió en el ciclo.

El estudiante se comunica con el área académica y si los catedráticos han terminado de introducir las notas en el sistema ya puede el estudiante retirar su boleta.

Si el estudiante esta solvente se le entrega la boleta de notas.

Es un documento a través del cual se hace referencia a diferentes disposiciones o acciones que el estudiante activo de la universidad realiza durante su proceso de formación.

El estudiante cancela el arancel correspondiente en el área financiera dependiendo el tipo de constancia que este solicitando.

El estudiante se dirige al área de recepción a tramitar su constancia la cual se le entrega en 3 o 4 días hábiles.

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