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Académica
Gestionan la información académica del estudiante desde su ingreso, permanencia y graduación, garantizando el cumplimento del reglamento estudiantil y demás normativa institucional; así mismo realizar seguimiento y control al registro de las evaluaciones en el sistema académico, garantizando la calidad y la confiabilidad de la información registrada, custodia de expedientes de estudiantes, velar por el cumplimiento del calendario de actividades académicas y administrativas, así como los trámites referidos a procesos académicos.
Trámites académicos
Para los trámites que no puedan realizarse de forma personal, se debe presentar una autorización firmada y una copia de documento de identidad de la persona que efectúa dicho trámite.
Es un proceso donde el estudiante después de haber iniciado una carrera se cambia para otra, por determinadas razones.
El estudiante debe comunicarse o presentarse al área Académica.
En dicha área se realizará una valoración de las posibles equivalencias internas que se le darán por el cambio.
Se hace mención de los aranceles que deben ser cancelados por el Cambio de Carrera, Certificación de Notas y la Concesión de Equivalencia Interna
Debe cancelar el arancel correspondiente obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE y puede realizarlo en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda.
Una vez cancelado los aranceles correspondientes el área de Académica proporciona el formato de Cambio de Carrera, el cual debe llenar.
Coordinación Académica realiza los trámites correspondientes.
El estudiante retira su certificación de notas de la carrera anterior y la concesión de equivalencias internas ambas originales, quedando una copia en el expediente.
Cambio de horario: Consiste en continuar llevando la misma materia en horario diferente al establecido al inicio de ciclo.
Retiro de materia: Se realiza cuando el estudiante se ve imposibilitado de poder continuar llevando esa materia y para evitar que se le dé por reprobada al final del ciclo, la retira.
Adición de materia: Sucede cuando un estudiante ve la posibilidad de llevar una materia más de la que ya había inscrito.
Para ejecutar cualquiera de las solicitudes antes mencionadas deben realizarse en el periodo señalado en el Calendario de Actividades Académicas aprobado por Vice Rectoría Académica.
El estudiante se comunica al área de Coordinación Académica explicando las razones y la determinación de realizar uno de esos cambios antes mencionados
Coordinación Académica da por aceptada o no la disposición y lo envía al área Auxiliar Financiero a cancelar el arancel correspondiente.
Una vez cancelado el arancel, el estudiante llena la solicitud y la entrega al área Académica.
Se podrá retirar o adicionar un máximo de dos materias.
Cuando el estudiante decide retirarse de sus estudios o por cualquier circunstancia no pueda continuar sus estudios, debe proceder al trámite de Retiro, pues de lo contrario sus materias quedarían consignadas como reprobadas y deberá cancelar las mensualidades pendientes del ciclo; dicho proceso debe realizarse dentro de las fechas establecidas en las actividades académicas.
El estudiante manifiesta en el área de Coordinación Académica las razones por la cual ha decidido retirarse.
Cancela el arancel correspondiente en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda, obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE.
El estudiante llena la solicitud de Retiro de Ciclo en el área Académica y es procesada en dicha área.
Para ejecutar la solicitud antes mencionada debe realizarse en el periodo señalado en el Calendario de Actividades Académicas.
Se da cuando un estudiante manifiesta la necesidad de cursar materias en otro Centro Regional o Sede Central, se le extiende una autorización donde se firma y sella si cumple los requisitos.
El estudiante se acerca al área Académica manifestando la necesidad de llevar materias en otra Sede.
Registro Académico revisa el expediente y verifica que puede cursar la materia que está solicitando.
Se deberá cancelar el arancel correspondiente en el área de Auxiliar Financiero o en agencia del Banco Davivienda, obteniendo el comprobante de pago en el Portal Estudiantil por medio del NPE.
El estudiante completa un formulario que se le proporciona en el área de Coordinación Académica, en donde se firma y sella. El estudiante deberá presentarlo en el área de Académica de la sede donde va a cursar las materias.
Es una autorización que se le da al estudiante cuando el mismo manifiesta la necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central de UPAN por problemas de diferentes índoles.
El estudiante se acerca al área de Coordinación Académica y manifiesta su necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central UPAN.
EL estudiante después de cancelar el arancel correspondiente, se traslada al área Académica para realizar el proceso.
El área Académica proporciona una solicitud y el estudiante la completa, la cual es firmada y sellada por la persona que autoriza.
La autorización es presentada al área de Coordinación Académica en Centros Regionales o Administración Académica en caso de la Sede Central.
Cuando por razones de fuerza mayor un estudiante no puede presentarse a un examen, puede solicitar en el período establecido en el calendario académico.
Para solicitar un exámen diferido o de reposición, el estudiante deberá presentarse en el área académica y explicar los motivos de su solicitud, a fin de obtener la autorización correspondiente.
Una vez que el área académica Área Académica ha otorgado la autorización, el estudiante deberá realizar el pago de arancel correspondiente en el Área Auxiliar Financiera.
Es un documento extendido por la Administración Académica, revisado y aprobado por Decanos y firmado por Secretario General y Rector. Dicha Certificación es extendida para estudiantes que entrarán al proceso de graduación o según sea el caso que el estudiante lo requiera.
El estudiante manifiesta su solicitud de Certificación Global de Notas ante el Área Académica.
El estudiante cancela el arancel correspondiente, calculado según la cantidad de asignaturas cursadas, ya sea aprobadas o reprobadas.
Se realiza la revisión del expediente académico. Posteriormente, la solicitud se remite a la Sede Central para su emisión para poder ser entregada dejando una copia en su expediente y se entrega el documento original al estudiante.
Estudiante de nuevo ingreso: Es aquel que se incorpora por primera vez a la universidad sin haber cursado previamente asignaturas a nivel superior.
El estudiante se acerca a las áreas designadas por la UPAN para orientarlo en su ingreso.
Después de la correspondiente información es conducido al área auxiliar financiera para cancelar el arancel correspondiente.
Una vez cancelado el arancel llena la solicitud de ingreso, presenta los documentos solicitados, organiza su horario, llena la hoja de inscripción de materias en caso que se realice de manera presencial e inscribe materias, ya cuando está completo el expediente es trasladado a Coordinación Académica.
Estudiante por equivalencia: Es aquel que ha aprobado materias en otra institución de educación superior y desea continuar sus estudios o realizar un cambio de carrera, solicitando el reconocimiento de dichas materias.
El estudiante se presenta en Coordinación Académica para manifestar su intención de ingresar a la universidad por equivalencias.
Entrega los documentos solicitados para el ingreso y la certificación de notas emitida por la universidad de procedencia, para que se realice el análisis correspondiente.
Se lleva a cabo un pre-estudio de las equivalencias, en el cual se identifican y explican las asignaturas que podrían ser reconocidas como equivalentes. Con base en este análisis, el estudiante continúa con los trámites administrativos y académicos establecidos para formalizar su inscripción.
Estudiante de reingreso: Corresponde al estudiante que interrumpió sus estudios durante varios ciclos en la misma universidad y desea retomarlos para continuar con su formación académica.
El estudiante que desea reingresar después de uno o más ciclos de ausencia debe acudir a Coordinación Académica para recibir asesoría sobre sus asignaturas previamente cursadas.
Se verifican sus documentos y se brinda la orientación necesaria para retomar su plan de estudios.
Finalmente, continúa con los pasos administrativos correspondientes, incluyendo el pago de aranceles, actualización de su expediente e inscripción de materias.
Este documento es la garantía de que el estudiante ha cursado, aprobado o reprobado las materias que inscribió en el ciclo.
Es un documento a través del cual se hace referencia a diferentes disposiciones o acciones que el estudiante activo de la universidad realiza durante su proceso de formación.
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- M.Ed. Melva Alejandrina Cortez - Coordinadora Académica CRAH